Seminar «Records Management & Archivierung»: Übersicht

Nächster Termin: 8. — 10. November 2010 (Montag, Dienstag, Mittwoch).

1. Einleitung
2. Zielgruppen
3. Lernziele
4. Didaktisches Konzept
5. Kursleitung
6. Vorkenntnisse
7. Seminar-Ort, Datum und Dauer
8. Anmeldung und Kosten
9. Auskünfte

1. Einleitung

Der Schlüssel eines effizienten, rechts- und revisionssicheren Umgangs mit den Geschäftsinformationen in einem Betrieb oder einer Verwaltung liegt beim Records Management. Es sorgt für eine authentische, zuverlässige, integre und langfristig benutzbare Informationsbasis von E-Government / E-Business.

In der Schweiz wie auch in den übrigen hoch entwickelten Ländern sind in den letzten Jahren die Rechtsgrundlagen angepasst worden, um die digitalen Unterlagen rechtlich auf die gleiche Stufe wie die Papierdokumente zu stellen. Entwicklungen wie diese setzen hohe Hürden an die Ordnungsmässigkeit, Überprüfbarkeit und Rückverfolgbarkeit der Geschäftsinformationen, damit die Beweiskraft der elektronischen Unterlagen beansprucht werden kann.

Die Anforderungen an eine authentische und verlässliche Dokumenten- und Daten-Ablage gehen weit über den Einsatz einer digitalen Signatur hinaus. Das gesamte Verfahren, inklusive Organisation, Prozessführung, Ordnungssystem, Kontrollsystem, Zugriffssteuerung, Datensicherung und Lebenszyklus-Management, muss an die formalen und materiellen Rahmenbedingungen abgestimmt werden.

Elektronisches Records Management braucht professionelles, gut ausgebildetes Personal. Das Seminar will Grundlagen des modernen Records Management nach dem Standard ISO 15489 vermitteln und den Teilnehmenden Wege aufzeigen, wie sie es in ihrem Betrieb gezielt verbessern können.

Integraler Bestandteil des Records Management ist auch die Aufbewahrung bzw. Archivierung elektronischer Unterlagen, je nach gesetzlichen Anforderungen mittelfristig, langfristig oder sogar dauerhaft. Das Seminar geht auf die methodischen und praktischen Probleme und Grundlagen der digitalen Archivierung im Sinne des internationalen Standards ISO 14721 ein.

2. Zielgruppen

Der Kurs richtet sich an ...

• Verantwortliche Personen aus dem mittleren Management, die für ihren Betrieb die ordnungsmässige Führung der Geschäftsinformationen sicherstellen müssen.
• Records Manager, die in ihrem Betrieb für Records Management und Informationsmanagement zuständig sind, sich Grundlagenwissen erwerben wollen und zusammen mit anderen Records Manager über ihre Praxis nachdenken möchten.
• IT-Projektleiter/innen und Informatiker/innen, die in die Einführung von IT-Systemen für Dokumenten-Management, Records-Management oder digitale Archivierung involviert sind.
• Qualitätsmanager und Compliance Officer, die verstehen wollen, wie strukturierte und unstrukturierte Geschäftsinformationen kurz-, mittel- und langfristig «kontrollierbar» werden.
• Archivarinnen und Archivare, die sich innerhalb der Trägerorganisation beratend oder überwachend mit Records Management oder digitaler Archivierung befassen.
• Berater/innen und Product Manager von Anbietern und Herstellern, die ihren Kunden Produkte und Dienstleistungen im Bereich Records Management und digitale Archivierung anbieten wollen.

3. Lernziele

Nach dem Besuch des Seminars sollen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer fähig sein ...

• die logisch-organisatorischen Grundlagen des Records Management nach ISO 15489 und der digitalen Archivierung im Sinne von nach ISO 14721 zu verstehen,
• die rechtlichen, fachlichen und betrieblichen Anforderungen an das Records Management und die digitale Archivierung in ihrem eigenen Arbeitsumfeld zu ermitteln und zu formulieren,
• den Entwicklungsstand des Records Management und der digitalen Archivierung in ihrer Organisation einzuschätzen und gezielte Massnahmenpakete zur Verbesserung zu entwickeln,
• eigene Projekte für die Einführung oder Verbesserung des Records Managements und der digitalen Archivierung inhaltlich zu definieren und zu begründen.

4. Didaktisches Konzept

Während des Seminars wechselt sich die Präsentation von fachlichen Grundlagen durch die Kursleiter ab mit Diskussionen von eigenen Fallbeispielen und mit Übungen an virtuellen Fallbeispielen. Die PowerPoint-Unterlagen, eine Literaturliste und das Lehrbuch Records Management. Ein Handbuch von Peter Toebak (2007) werden zur Verfügung gestellt.

5. Kursleitung

Dr. Peter Toebak (Toebak Dokumenten Management und Archivierung GmbH)

Peter Toebak studierte Geografie, Geschichte, Archivistik und Records Management in NL. 1999 ergänzte er sein akademisches Wissen in St.-Gallen durch ein postgrade Seminar für Verwaltungsmanagement.

15 Jahre leitete er Stadtarchive in NL und beaufsichtigte das Records Management auf kommunaler Ebene. Seit 1996 ist Peter Toebak Consultant in CH, wo er im Januar 2000 seine eigene Firma Toebak Dokumenten Management & Archivierung GmbH gründete. Er führte eine Vielzahl von Projekten im Bereich Records Management und Archivierung in NL, BE und CH durch, u.a. Erarbeitung einer Corporate Policy, mehrere Ist- und Soll-Analysen, Klassifikationen, ein Makro-Bewertungsmodell für Finanz- und Rechnungswesen, Auswahl und Entwicklung von Software-Produkten, Risk Management, Capacity Checks, Schulung und Training vor Ort.

Peter Toebak hatte bzw. hat zudem Lehraufträge in Genf (HEG, für Records Management) und an der UNI Lausanne (Hauptdozent für RM, 2002-2006). Er ist Modulleiter für Records Management an der Uni Bern (Master-Ausbildung) seit 2006 und publizierte mehrfach zu Themen im Zusammenhang mit dem Records Management.

2007 erschien sein Records Management. Ein Handbuch beim Verlag Hier+Jetzt in Baden.

Niklaus Bütikofer (Info-Memory GmbH)

Niklaus Bütikofer studierte Geschichte und Germanistik in Bern und Berlin. Nach einer kurzen Assistentenzeit an der Universität Bern arbeitete er während 15 Jahren als Archivar und Sektionschef im Schweizerischen Bundesarchiv und erwarb sich dabei Erfahrung in allen Bereichen des Records Management und der Archivierung (Kontrolle und Beratung der Bundesstellen in der Aktenführung sowie Übernahme von Unterlagen aller Typen und Datenträger in das Schweizerische Bundesarchiv).

Er war während mehr als 10 Jahren Mitglied des «Committee on Current Records in an Electronic Environment» des Internationalen Archivrates (ICA). Im Sommer 2003 gründete er die Beratungs- und Dienstleistungsfirma Info-Memory GmbH. Er ist ausserdem als Lehrbeauftragter für Informationsverwaltung an der Berufschule in Bern und für Informationsmanagement an der UNI Lausanne tätig.

Niklaus Bütikofer gehört seit 2006 zur Studienleitung des universitären Weiterbildungsprogramms in Archiv-, Bibliotheks- und Informationswissenschaft an der Universität Bern (Master of Advanced Studies in Archival, Library and Information Science): www.archivwissenschaft.ch.

Dr. phil. nat. Peter Keller (ikeep AG)

Peter Keller-Marxer studierte Theoretische Physik, Mathematik und Philosophie an der Universität Bern. Von 2000 bis 2004 war er Gesamtprojektleiter des eGovernment-Vorhabens «Archivierung der digitalen Daten und Akten der Bundesverwaltung» sowie Leiter der Fachstelle «Digitale Archivierung» im Schweizerischen Bundesarchiv.

Er ist Mitgründer und Geschäftsführer der ikeep AG mit Schwerpunkten auf der Archivierung von elektronischen Dokumenten und Daten sowie der Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von Informatikmitteln.

6. Vorkenntnisse

Es werden nur minimale Grundkenntnisse vorausgesetzt:

• Gute Allgemeinbildung
• Elementare Grundkenntnisse über die Anwendung von Informatikmitteln
• Berufserfahrung und Grundkenntnisse im weiteren Bereich des Information Management
• Seminarsprache: Deutsch

7. Seminar-Ort, Datum und Dauer

Das nächste Seminar findet wie folgt statt:

• Ort: Bern, genauer Ort wird noch mitgeteilt
• Datum: Montag 8. November bis Mittwoch 10. November 2010
• Kurszeiten: jeweils 9.00 - 12.00 und 13.30 - 17.00 Uhr (letzter Tag bis 16.30 Uhr)

8. Anmeldung und Kosten

Kosten und Anmeldung für das Seminar sind wie folgt:

• Kursgebühren: CHF 1700.- (25% Ermässigung für Teilnehmende aus öffentlichen Verwaltungen und Non-profit Organisationen: CHF 1275.-.) Der Preis beinhaltet Kursmaterialien sowie Pausen- und Mittagsverpflegung.
• Anmeldefrist: bis 29. Oktober 2010
• Teilnehmerzahl: Das Seminar wird durchgeführt, wenn sich mindestens 10 Personen anmelden.

Anmelden können Sie sich mit unserem Online-Formular. Alternativ können Sie auch dieses Anmeldeformular (PDF) auf Ihrem PC speichern, es ausfüllen und per Post oder Email an die untenstehende Adresse schicken. Sie erhalten anschliessend eine Anmeldebestätigung mit einem Einzahlungsschein der Info-Memory GmbH.

• Info-Memory GmbH
  Sonneggring 11
  3008 Bern
  niklaus.buetikofer@info-memory.ch
  Tel. +41 79 773 43 65

9. Auskünfte

Siehe auch die Kursbroschüre (PDF) und das Seminar-Tagesprogramm. Weitere Auskünfte erteilen: